Stor breddeklub går all-in på DBU’s IT-pakke
Hedensted IF ville gerne have en hverdag, hvor der kunne bruges mere tid på fodboldbanerne og mindre tid foran computeren. Derfor går de nu ”all-in” på DBU’s særlige IT-pakke.
- Med det her kommer vi til at lette det administrative arbejde i klubben væsentligt. Der er meget mere, som kommer til at køre helt automatisk.
Sådan lyder det fra formanden i Hedensted IF, Henrik Lundsgaard, som glæder sig til at den store breddeklub, med over 600 medlemmer, går over til den komplette DBU IT-pakke til august.
- Jeg synes, det ser rigtig indbydende og moderne ud. Men det vigtigste for os har været alle de her processer i klubadministrationen, som kommer til at køre bedre.
Bedre kommunikation med medlemmerne
Henrik Lundsgaard fremhæver den gode rådgivning og hjælp, som klubben har fået af DBU Jyllands særlige koordinator for IT-værktøjer, Torsten Cargnelli.
- Jeg må virkelig rose DBU Jylland for at klæde os rigtig godt på til beslutningen om at hoppe ombord i hele DBU’s IT-pakke. Ud fra en betragtning om, hvad der vil få vores hverdag til at glide bedst muligt. Vi har fået rigtig god hjælp, lyder roserne fra formanden som sammen med resten af bestyrelsen fik en indledende instruktion til systemerne. Herefter har klubben med kurset "KlubOffice – opsætning og struktur" fået ryddet op i KlubOffice og fået skabt en struktur til gavn for online indmeldelse, automatisk kontingent, trænernes brug af Kampklar som holdværktøj m.m.
- Med det her værktøj får vi bedre styr på vores medlemmer. Vi får et meget mere håndgribeligt værktøj til at få overblikket over medlemstilgang og medlemsafgang. Og det bliver lettere at få kontingentet ind.
Ikke noget problem at skifte fra Conventus
Klubberne i Hedensted Kommune har tidligere anvendt IT-programmet Conventus til medlemshåndtering da de fejlagtigt har troet, at det var påkrævet fra kommunens side. Sådan er det flere steder i de jyske kommuner – men det er ofte en fejltagelse.
Det eneste klubberne iHedensted Kommune f.eks. skal gøre er, at eksportere en medlemsfil til Conventus, så kommunnen har indsigt i, hvor mange medlemmer klubberne har. Så skal klubben blot booke haller via Conventus.
Du kan læse mere om DBU’s IT-pakke her.
Sådan har Hedensted IF gjort
Processen i Hedensted IF har været kvik og ret ligetil. I samarbejde med IT-koordinator Torsten Cargnelli har klubben gennemgået disse forløb:
1) Introduktion til IT-Klubpakken for klubbens bestyrelse og udvalg.
2) Kurset Kluboffice – opsætning og struktur har hjulpet til at få ryddet op i Kluboffice og fået skabt en struktur til gavn for online indmeldelse, automatisk kontingent, trænernes brug af Kampklar som holdværktøj, mm.
De næste skridt, som klubben er lige ved at tage hul på, er:
3) Opsætning af automatisk kontingentopkrævning med en økonomisupporter.
4) Kampklar-kursus for klubbens trænere.
Herefter er klubbens 100% klar og har været hele vejen rundt fra bestyrelse til trænere og ledere.
Implementering af IT-Klubpakken giver klubben et opdateret medlemskartotek, automatisk kontingentopkrævning og dermed få restancer og færre gratister. Desuden vil trænere, spillere og forældre opleve, at alle aktiviteter er samlet i Kampklar og lige ved hånden som en integreret del af DBU Fodbold app’en.
