Christiansbjerg IF: Fra manuel til automatisk kontingentbetaling

”Vi er midt i en lang oprydningsfase, som er nødvendig for os i en svær tid. DBU’s it-værktøjer og de automatiserede funktioner letter det administrative arbejde, skaber en helt anden overskuelighed og har en signalværdi om orden. Det er bestemt den rette vej at gå, hvis man vil have struktur i egne rækker og være en attraktiv klub for nuværende og nye medlemmer”, forklarer bestyrelsesmedlem i Christiansbjerg IF Thomas Hoffmann, da vi taler med ham om udviklingen fra manuel til automatisk kontingentbetaling.

Hårdt ramt af coronanedlukning
I Aarhus-klubben mærkede man i høj grad indflydelsen fra corona-pandemien, som ikke bare satte breddefodbolden på ufrivillig pause, men også fik flere Christiansbjergspillere til at søge væk fra klubben. Ikke for at prøve kræfter nye steder, men fordi en fitnessabonnements-mentalitet ramte mange, som ikke ville betale klubben for den fodbold, der ikke kunne udbydes.

Derfor var Thomas Hoffmann og resten af Christiansbjergbestyrelsen nødsaget til at sætte gang i en oprydning af aktive medlemmer i KlubOffice. Simpelthen for at forbedre økonomien, lette det administrative arbejde og gøre klubben attraktiv udadtil. Her var automatisk kontingentkørsel første step på vejen. Det hjalp DBU Jyllands it-koordinator Torsten Cargnelli og økonomiinstruktør Marianna Sørensen med at sætte op ved et it-kursus, der blev afviklet online pga. coronasituationen.

”Det fik vi rigtig meget ud af. Vi var flere personer repræsenteret med forskellige roller i klubben, så vi fik uddelt Torstens viden. Det var superbrugbart, og der fik vi virkeligt ryddet op i medlemskartoteket. Nu har vi bedre data, så vi har større overblik og nemmere ved at lægge budgetter. De penge vi har brugt på kurset, har vi tjent ind igen i forhold til, hvad det har gjort for os på kontingentdelen”, fortæller Thomas Hoffmann.

Udeblivelsen af kontingent har en konsekvens
Således fik man i Aarhus-klubben et helt konkret overblik over de medlemmer, som rent faktisk er aktive og betalende medlemmer i klubben. Den 8. september rullede så den allerførste automatiske kontingentkørsel ud til stor fornøjelse for både bestyrelse og spillere.

”Vi har allerede her første gang fået flere kroner i klubkassen end vi plejer. Det er jo helt vildt, hvad det sparer os af tid og ressourcer. Samtidig er der bare styr på sagerne på en helt anden måde. Der er ikke noget at diskutere, og det hele kører af sig selv. Det er også blevet taget godt i mod af alle spillerne, som værdsætter, at det er nemt og hurtigt”, forklarer Thomas Hoffmann yderligere.

Førhen brugte klubben lang tid på at bringe alle kontingentkronerne ind via flere rykkere på den helt gammeldags facon med et stykke papir indeholdende et kontonummer, som blev afleveret fysisk til medlemmerne. Den arbejdsbyrde sparer administrationen nu, hvor det manuelle udfyldningsarbejde er overladt til funktionerne i KlubOffice.

”Tidligere kunne vi bruge hele vinterhalvåret på at rykke 30.000 kroner ind. Den slags beløb kommer slet ikke til at mangle nu, hvor vi fordeler byrden, så alle har et ansvar for, at kassen ikke er tom. Der bliver ikke lavet særaftaler, for proceduren er ens for alle”, fortæller Thomas Hoffmann og henviser til it-værktøjernes sammenhæng og fordele.

Den online ind- og udmeldelse på klubbens hjemmesiden, fortæller nemlig KlubOffice, at systemet kan påbegynde eller afslutte automatisk kontingentbetaling og bogføring for spilleren. På den måde opdaterer og sikrer systemerne, at kun betalende medlemmer er til rådighed på holdkortet.

”Man kan kun spille, hvis man er på holdkortet. Man er kun på holdkortet, hvis man er betalende medlem. Der er en klar konsekvens for alle. Du skal betale, hvis du vil spille. Ansvaret ligger på den måde ved spilleren selv, når de melder sig ind, og det er en stor fordel, fordi man springer unødvendige led over”, lyder det fra Thomas Hoffmann, for hvem udviklingen fra manuel til automatisk kontingentkørsel altså har betydet store økonomiske og tidsbesparende fordele. Nu håber han, at it-udviklingen forsætter i klubben i Aarhus.

Udviklingen skal fortsætte
I Christiansbjerg IF er nemlig ikke alle hold stambrugere af kommunikationsværtøjet KampKlar, der ellers kan tale sammen med både hjemmeside og KlubOffice. Ifølge Thomas Hoffmann vil en implementering af alle it-systemerne gavne klubben.

”Vi skal helt bestemt udvikle os endnu mere på området i løbet af vinterperioden. For det giver så god mening at bruge alle systemerne og udnytte den sammenhæng, de har. Det er uden tvivl vejen frem for os, hvis vi vil overleve som en stærk klub”, afslutter Thomas Hoffmann og håber, at det med it-værktøjerne bliver mere overskueligt og tillokkende at være spiller, træner og frivillig i Christiansbjerg IF.

IT-klubpakken giver flere fordele

Pris: Ét kursus af DBU Jyllands IT-klubpakke koster 2200 kr.

Læs mere:
Klubbens IT-værktøjer er delt op i tre moduler af fem kurser. Det anbefales at følge modulrækken kronologisk for at opnå det bedste udbytte for hele klubben. Det er dog også muligt at booke kurserne separat, hvis klubben ønsker det. Se IT-klubpakken, IT-værktøjerne og kursets opbygning her.