IT-Klubpakken på plads i Silkeborg-fusion
Mariehøj IF og Silkeborg Kammeraterne indgik i 2019 et nyt samarbejde, som skulle samle Silkeborg Syds fodbold under det fællesnavn Mariehøj Kammeraterne Silkeborg. Her var DBU Jyllands kurser i KlubOffice med til at gøre fusionen nemmere og skabe struktur i den nyopstået klub. Samtidig gjorde KampKlar sit indtog.
Da ungdomsklubben Mariehøj IF og seniorklubben Silkeborg Kammeraterne stod over for sammensmeltningen sidste år, var det et stort ønske for bestyrelsen, at der i samme ombæring kom overblik i medlemskartoteket og struktur på kontingentbetalingen. Derfor søgte fusionsklubben hjælp hos DBU Jyllands it-koordinator Torsten Cargnelli. Lige før jul lagde han første gang vejen forbi silkeborgenserne. Med sig havde han et yderst brugbart økonomikursus med automatiseret kontingentkørsel på programmet.
”Kurset i KlubOffice fungerede rigtig godt for os og var altafgørende for klubben. Det er en fordel at komme korrekt i gang og godt fra start med værktøjerne. Vi fik en gennemgang af grundopsætningen, så fundamentet for overblik og struktur i hvert fald var på plads”, fortæller klubbens bestyrelsesmedlem Sune Opstrup, da vi fanger ham via telefon til en snak om klubfusion, -økonomi og administration.
Oprydning og automatisk kontingentkørsel
Først blev Mariehøj IF omdøbt til Mariehøj Kammeraterne Silkeborg. Dernæst blev spillerne fra det tidligere Silkeborg Kammeraterne overflyttet i den nu nye klubs KlubOffice. Spillerne blev sorteret og fordelt på de respektive hold og årgange. I foråret rullede den allerførste automatiske kontingentkørsel så ud. Det skabte for alvor et overblik over reelle spillere, afslørede spøgelsesmedlemmerne og fjernede gratisterne.
”Tidligere sendte vi kontingentregningen ud til alle registrerede medlemmer inden sæsonstart, men vi skulle rykke rigtig mange medlemmer flere gange. Den første automatiske kontingentkørsel fik ryddet totalt op, så kun dem, der var interesseret i at være medlem i klubben, fik trukket kontingent. Forventningen er, at det næste gang kører helt automatisk, så vi får størstedelen af kontingentet ind med det samme”, forklarer Sune Opstrup om den første automatiske kontingentkørsel, som ifølge ham også blev påvirket af det usædvanlige forår med den ufrivillige corona-pause.
Han og resten af Silkeborg-klubben håber, at it-oprydningen nu har bragt så meget orden i de forskellige data, at den automatiseret kontingentkørsel og bogføring allerede næste gang bringer restancerne helt ned og helt af sig selv opdaterer eventuelle holdkortspærringer.
”Når nogen stopper i sit virke i bestyrelsen eller administrationen, er vores mål, at it-værktøjerne skal være med til at lette overdragelsen gevaldigt. Nu ligger der ikke længere excel-ark og andre lister og skaber forvirring. Nu er det hele samlet ét sted og kører automatisk. Og det var netop vores motivation for at afvikle det første kursus i klubben”, lyder det fra Sune Opstrup.
Det gør stort indtryk, at han har nogle helt praktiske eksempler på, hvordan det kan håndteres i virkeligheden. Man ser, hvor meget tid og hvor mange kræfter, man kan spare. Det er sådan, man overbeviser trænerne Sune Opstrup
KampKlar skal forbedre kommunikationen
Efterfølgende har DBU Jyllands it-koordinater Torsten Cargnelli endnu en gang besøgt østjyderne for at introducere dem yderligere for kommunikationsværktøjet KampKlar. Et middel, der virkelig har imponeret bestyrelsesmedlem Sune Opstrup.
”Vi havde en rigtig god oplevelse med KampKlar-kurset også. Der var god stemning ved afslutningen og en fælles enighed om, at vi skal videre med at implementere det i klubben. Det har en stor effekt, at en instruktør som Torsten ikke bare kender til værktøjerne, men også selv anvender dem ude i foreningslivet. Det gør stort indtryk, at han har nogle helt praktiske eksempler på, hvordan det kan håndteres i virkeligheden. Man ser, hvor meget tid og hvor mange kræfter, man kan spare. Det er sådan, man overbeviser trænerne”, forklarer Sune Opstrup duperet i telefonen.
For ham handler det om at skabe sammenhæng for både administration og medlemmer. Han ser en stor fordel i, at hjemmesiden via online ind- og udmeldelse direkte fortæller KlubOffice, at spilleren skal påbegynde eller afslutte betalingen og samtidig stiller ham eller hende til rådighed i KampKlar. Den sidste del, er der altså fælles konsensus om, må være næste step for fusionsklubben. I hvert fald har kurserne for østjyderne været relevante og haft den rigtige sammenhæng i en vigtig tid, hvor to klubber bliver til én.
”Det hele hænger sammen her, og det er livgivende for en fodboldforening, hvor arbejdsopgaverne gerne skal være så nemme og så hurtigt klaret som muligt. Alle kan være med på kurserne, hvor man bliver taget i hånden fra start til slut. Jeg har desuden personligt fundet stor hjælp i den KlubOffice-facebookgruppe, der findes. Og så er DBU Jyllands it-koordinatorer altid klar til at hjælpe ved telefonen. Så der er ingen undskyldning for ikke at anvende værktøjerne i fodboldklubben”, afslutter Sune Opstrup.
IT-Klubpakken giver flere fordele
| Med DBU Jyllands IT-klubpakke får din klub… |
|---|
|
Pris: Èt kursus af DBU Jyllands IT-klubpakke koster 2200 kr.
Læs mere:
Klubbens IT-værktøjer er delt op i tre moduler af fem kurser. Det anbefales at følge modulrækken kronologisk for at opnå det bedste udbytte for hele klubben. Det er dog også muligt at booke kurserne separat, hvis klubben ønsker det. Se IT-klubpakken, IT-værktøjerne og kursets opbygning her.
