Hold overblik over din klubs kontaktpersoner og trænere
Det er generalforsamlingstid i mange klubber, og derfor kan der være udskiftning i bestyrelser, udvalg og blandt kontaktpersoner og trænere. Husk at få opdateret klub- og holdhverv i KlubOffice, så de rette personer kan kontaktes af både andre klubber og DBU Jylland. Holdkontakter kan bl.a. få DBU Træningsprogrammer - hvis altså de er registreret.
Er kassereren i din klub stoppet eller har I måske fået ny formand? Måske har I fået etableret et helt nyt ungdomsudvalg?
Så er det smart at få opdateret de såkaldte klubhverv i KlubOffice, for klubhvervene er dem, som andre klubber kan kontakte og som DBU Jylland sender relevant information til.
Klubhverv er klubbens officielle kontaktpersoner
Havner al mailkorrespondance kun ved klubbens formand, som er ved at drukne i arbejdet og ikke får alt sendt videre til f.eks. et ungdomsudvalg? Så har I mulighed for at koble andre kontaktpersoner på forskellige klubhverv. Så bliver mails bedre fordelt til de kontaktpersoner, der er på de forskellige områder som fx børn, ungdom, senior, mv.
Har I skiftet ud på kampfordeler-posten, er det meget vigtigt netop i denne sæsonopstartstid at få opdateret klubhvervet. Ellers går klubben måske glip af vigtig information om turneringer og tidsfrister, ligesom andre klubber kan have svært ved at få kontakt til din klub omkring f.eks. kampændringer.
Din klub kan knytte kontaktpersoner til f.eks. disse klubhverv:
- Postadresse (max. 1 person)
- Formand (max. 1 person)
- Kampfordeler (11:11, 8:8, osv. - max. 1 person pr. kategori)
- Kasserer (max. 1 person)
- Herreungdom
- Pigeungdom
- Børneformand (max. 1 person)
- ..og mange flere, se mere i KlubOffice
Tip: På samme side i KlubOffice (som guiden i knaplinket ovenfor henviser til) kan du også få et overblik over, hvor mange personer i klubben, der har et bestemt klubhverv. Klik blot på + ud for det enkelte klubhverv. Det er ikke hensigtsmæssigt, at ret mange har samme hverv.
Desuden er visse kategorier af klubhverv begrænset til kun at kunne tilknyttes én person:
- Postadresse
- Herreungdom
- Pigeungdom
- Herresenior
- Kvinder
Sådan opretter du træneren i KlubOffice
Udover klubbens officielle kontaktpersoner - klubhverv - er det smart at koble trænerne på som kontaktpersoner på det enkelte hold. Trænerne vil dermed være noteret som holdkontaktpersoner i holdoversigten i deres turneringspulje, så trænere indbyrdes kan kontakte hinanden.
Ekstrabonus for holdkontakter
For holdkontakter i børne- og ungdomsrækker (U6-U19) er der desuden den fordel, at de kommer på modtagerlisten af DBU Træningsprogrammer, så de hver uge modtager fulde træningsprogrammer med øvelsesvideoer og beskrivelser til den kommende uge.
Holdkontaktpersoner kan være trænere, holdledere, assistenter eller andre med tilknytning til et hold. Ved at tildele dem hvervet holdkontaktperson på et hold, vil de både få mulighed for at udfylde holdkort, ligesom de vil fremgå på holdkontaktlisten både på DBU Jyllands hjemmeside og i Fodbold App'en.
Starter en ny træner i klubben, kan du nemt følge denne mini-guide i KlubOffice:
- Opret træneren
- Sæt træneren på et hold
- Anmod om trænerens CPR-nr.
- Anmod om en børneattest
Så har din klub styr på træneren, holdet og børneattesten. Enkelt og ligetil.
Sidste tip: Ryd op i klubbens data
Hvis overblikket i KlubOffice skal være komplet, er en halvårlig oprydning være et godt tip. Ryd f.eks. op i, hvem der har trænerhverv som KampKlar, holdkortindberetter, livescore/kampfakta og kursist (hvem der kan tilmelde kurser på klubbens regning). Så ved I altid, hvem der har adgang til hvad.
