KlubOffice sparer tid og giver flere penge i klubkassen i AIA-Tranbjerg
I 23 år har Kim Søby været kontingentopkræver i AIA-Tranbjerg. I 2019 skiftede han de mange girokort og kilometerlange ruller med kontoudskrift ud med automatisk kontingentopkrævning gennem KlubOffice. Resultatet er flere penge i klubkassen og en masse sparet arbejdstimer.
Alting var ikke bedre i gamle dage. I hvert fald ikke hvis man spørger Kim Søby, der har været kontingentopkræver siden 2001 i AIA-Tranbjerg lidt syd for Aarhus.
I mange år oprettede han klubbens medlemmer manuelt i en database, udskrev girokort to gange årligt, pakkede disse, slikkede frimærker, sendte dem afsted, behandlede returpost, når nogle af adresserne ikke var ajourført.
Selvom han var godt tilfreds og pralede med, at hver eneste krone tikkede ind og at han undgik restancer, var det alligevel et meget tungt og tidskrævende arbejde.
I 2019 besluttede han sammen med klubbens kasserer at effektivisere kontingentopkrævningen, og det skulle ske med hjælp fra KlubOffice-pakken fra DBU.
Vi har spurgt Kim Søby, hvorfor de valgte at gå over til automatisk kontingentopkrævning, og hvad det har betydet for både ham som opkræver og for klubbens medlemmer:
Hvorfor overgik I til automatisk kontingentopkrævning?
- Min gode kasserer opfordrede mig til at deltage i et kursus om KlubOffice tilbage i 2019. I samarbejde med DBU fik vi lavet opsætningen til både regnskab og kontingentopkrævning. Vi gik i luften i efteråret 2019 med opkrævning til vores 600 medlemmer, og det gik over al forventning.
Hvad er KlubOffice?
KlubOffice er et komplet medlems-, administrations- og kontingentsystem, som kan spare din klub for en masse dobbeltarbejde, og samtidig hjælpe jer med at få kontingentkronerne i kassen.
De tørre tal
- 501 klubber benytter online betaling på landsplan
- 205 af disse er jyske klubber
- 64 procent af alle fodboldspillere i Danmark betaler via automatisk kontingentopkrævning
- 290 mio. kroner ryger i klubkasserne på landsplan takket være online betaling herunder automatisk kontingentopkrævning
Hvad har helt grundlæggende ændret sig i måden I opkræver kontingent på?
- Når en ny spiller kommer til klubben, bliver vedkommende tilknyttet abonnementsbetaling. Dét sørger for, at der bliver betalt ved indmeldelse og at kontingentet fremover bliver trukket automatisk via kortbetaling. Beløbene bliver konteret løbende, hvilket sparer tid og ressourcer for mig som kontingentopkræver og vores kasserer.
- KlubOffice giver også mulighed for at påføre rabatter alt efter, hvornår indmeldelse af en spiller sker. Desuden kan vi også sende rykkerskrivelser ud og blokere spillere på holdkortet, som ikke har betalt kontingent. Tilbagebetaling og regulering af kontingent er også blevet meget nemmere, og vi kan tilmed oprette manuelle opkrævninger samt afdragsaftaler, hvis det er nødvendigt, selvom det forekommer sjældent. Alt i alt giver systemet et godt overblik.
Kan det ses på bundlinjen?
- Det er svært at sige, hvor meget det præcist giver på bundlinjen – men omkring 5-7 procent mere i hvert fald. En måned efter kontingentkørslen er alle de opkrævede beløb i hus med én eller to tvangsudmeldelser, hvilket svarer til cirka 300.000 kr. halvårligt. Derudover bruger jeg halvt så meget tid på at indkræve kontingent sammenlignet med før i tiden, så det kan virkelig mærkes på den front.
Hvordan oplever medlemmerne det her?
- Vi har ikke fået negative reaktioner fra medlemmerne, siden vi gik over til KlubOffice. Vi gør meget ud af at informere medlemmerne og klæde dem godt på. Vi deler blandt andet en udførlig guide til kontingentbetaling på vores hjemmeside, som vi opdaterer hver sæson. Og ellers står jeg altid til rådighed for medlemmerne, hvis der opstår tvivl om noget.
Hvad kan andre klubber få ud af det?
- Flere kontingentkroner i kassen og en masse sparet tid på administration. Jeg kan kun anbefale automatisk kontingentopkrævning, men for at det skal være en succes, kræver det lidt forarbejde. Inden opkrævning skriver jeg ud til alle trænere og spillere og gør opmærksom på, at alle der ikke er aktive skal udmeldes og at nye spillere skal indmeldes via hjemmesiden.
9 spørgsmål og svar om automatiske kontingenter
Penge trækkes automatisk på medlemmets betalingskort, når han/hun først er tilmeldt abonnementsordning. Det er altså medlemmet, der skal lave en aktiv handling for ikke at betale, når han/hun først er tilmeldt.
Det sparer en masse tid for jeres kasserer, at betalingerne automatisk opkræves. Desuden kan man sætte systemet op til at bogføre alle betalinger automatisk. Ellers kan man bogføre alle betalingerne manuelt med få klik.
Man kan også sætte systemet op til automatisk at spærre alle dem, der ikke har betalt, så de ikke kan vælges på holdkortet - og at de automatisk låses op igen, når de har betalt.
Ved første kontingentkørsel modtager medlemmerne en mail med et betalingslink. Når de betaler tilmeldes de automatisk betaling.
Systemet kan også sættes op, så medlemmer kan indmelde sig og betale direkte via jeres hjemmeside. Ved betaling her tilmeldes de også den automatiske kontingentkørsel.
Ja, men I sparer en masse tid, og I får med stor sandsynlighed flere kontingentpenge i klubkassen.
Brug af selve KlubOffice-økonomimodulet er indeholdt i det IT-bidrag, I som klub i forvejen betaler. Der er altså ingen merudgifter til DBU.
Men, der er nogle udgifter til de leverandører, der står for selve betalingerne. Se alle priser og betingelser i KlubOffice under
Så registrerer systemet selv, at betalingen ikke kan gennemføres, og der sendes automatisk en mail til medlemmet med et betalingslink. Når medlemmet betaler via linket, bliver vedkommende igen en del af det automatiske kontingent med sit nye kort.
En lille uges tid før kontingenterne trækkes, modtager klubben en mail fra KlubOffice om det. Klubben kan således nå at tjekke sin medlemsdatabase igennem inden, der udsendes kontingenter.
Udmeldte medlemmer (udmeldt i KlubOffice) kommer ikke med i kontingentkørslen.
Man kan på det enkelte medlem indlægge rabatter, som systemet automatisk tager højde for. Det kan både være engangsrabatter og blivende rabatter. Man kan også markere medlemmer som kontingentfrie.
Så er det let at tilbageføre betalingen direkte til medlemmets kort og bogføre det korrekt i systemet.
Ja, I kan dele betalingen op i så mange rater, som I ønsker.
Ja, medlemmernes kortoplysninger modtager hverken klubben eller DBU. De behandles fortroligt og sikkert af QuickPay og NETS, der står bag betalingsløsningerne. Det er ligesom at betale i en hver anden netbutik.
Da alle medlemmer modtager en mail med betalingslink ved første kontingentkørsel, er det vigtigt at sikre sig så mange korrekte mailadresser som muligt. Uddeleger evt. den opgave til trænerne på det enkelte hold. Selvom de efter første betaling skifter mail, trækkes fremtidig betalinger fortsat. Medlemmet vil blot ikke modtage en notifikationsmail om betalingen. Man kan skrive sig ud af, at det er medlemmets eget ansvar, at klubben har den korrekte mail.
Det er desuden en god ide, at sende en mail til medlemmerne forud for første betaling, så de er trygge ved det. Teksten fra denne side kan evt. kopieres og tilpasses til jeres klub.
Vi anbefaler KLART (!), at man får hjælp af en økonomisupporter, som kommer ud i klubben, og hjælper jer med at sætte det hele op. Så er I sikre på, at det spiller, og at I får det maksimale ud af systemet. Læs mere om det og bestil en økonomisupporter her - kurset koster kr. 2.200.- (fysisk) eller kr. 1.500,- (online), og det er penge godt givet ud.
